Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców wykonywana przez PIP i Straż Graniczną? 

W 2025 r. dokonano sporych zmian na płaszczyźnie przepisów prawa migracyjnego. Rząd w celu zwiększenie zatrudnienia, uporządkowania i ułatwienia działań formalnych oraz przeciwdziałaniu nieuczciwym praktykom przyjął aż cztery ustawy zmieniające obowiązujące dotąd przepisy w kwestii legalizacji pobytu i zatrudniania cudzoziemców. Sporym ułatwieniem ma być całkowita elektronizacja postępowania, w związku z którą pracodawcy i cudzoziemcy są zobowiązani do założenia kont w systemie teleinformatycznym. Zgromadzenie w jednym miejscu całej komunikacji z pewnością ułatwi również kontrolę nad rynkiem pracy. Z nowymi przypisami przybywa sporo nowych obowiązków dla pracodawców, a kontrole legalności zatrudnienia cudzoziemców mają być wzmożone. Jak uchronić się przed wysokimi karami grzywny? Czego spodziewać się po kontrolach ze strony Państwowej Inspekcji Pracy i Straży Granicznej?

Kto i kiedy jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców – kontrola PIP i Straży Granicznej?

W art. 98 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która weszła w życie 1 czerwca 2025 r., wprowadzone zostały zmiany do Prawa przedsiębiorców, a dokładniej do art. 48 ust. 11. Umożliwiają one od teraz niezapowiedziane kontrole ze strony PIP jak i Straży Granicznej. To właśnie te dwie instytucje mają prawo przeprowadzania bezpośrednich i nagłych kontroli w przedsiębiorstwach.

Ponadto ten sam art. ustawy wprowadza zezwolenie w wypadku PIP oraz Straży Granicznej wykonywania tzw. kontroli krzyżowych (zmieniony zostaje art. 54 ust. 1 Prawa Przedsiębiorców), czyli przeprowadzania dwóch kontroli jednocześnie. Obydwie te zmiany mają z pewnością wyczulić jeszcze bardziej pracodawców na przestrzeganie nowych przepisów, jak i dają realne narzędzie do wychwycenia potencjalnych nieprawidłowości na rynku pracy.

Jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia i pobytu cudzoziemca – co sprawdza Państwowa Inspekcja Pracy, a co Straż Graniczna?

Państwowa Inspekcja Pracy może skontrolować każdego pracodawcę oraz przedsiębiorców, którzy pracodawcami nie są, ale na ich rzecz osoby fizyczne wykonują jakąś pracę. Sprawdzają wszystko, co dotyczy sytuacji prawnej pracownika, a w wypadku legalności wykonywania pracy przez cudzoziemców, będą sprawdzane, przede wszystkim:

• wszelkie informacje czy cudzoziemiec został zatrudniony legalnie, a więc np. kontrola zezwoleń lub oświadczeń o powierzeniu pracy, sprawdzanie dokumentów – zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przechowuje kopie dokumentów uprawniających do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca;
• sprawdzanie podpisanej umowy – czy została zawarta pisemnie i kiedy została zawarta, czy została przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemca;
• czy zatrudnienie nastąpiło na warunkach zgodnych z zezwoleniem o pracę;
• badane są warunki pracy oraz wynagrodzenia – tutaj liczne wprowadzone, 1 czerwca 2025 r., obowiązki pracodawcy, jak np. dostosowanie wynagrodzenia do wynagrodzenia minimalnego, proporcjonalne podniesienie wynagrodzenia w przypadku zwiększenia wymiaru czasu pracy/liczby godzin;
• spełnienie obowiązków dotyczących dokumentacji kadrowej – np. obowiązek przekazania kopii umowy do organu, obowiązek informowania o możliwości wstąpienia do związku zawodowego;
• przy zawarciu umowy o pracę lub umowy zlecenie sprawdzanie zgodności z Kodeksem pracy, sprawdzanie warunków zatrudnienia (czas, pracy, BHP);
• kontrola zgłoszenia do ZUS, opłacania składek.

Kontrola przeprowadzana przez Straż Graniczną w dużej mierze oczywiście pokrywa się z kontrolą przez inspektora pracy, jednak nacisk położony będzie głównie na legalności pobytu zatrudnionego cudzoziemca. Co zatem w tej kwestii będzie sprawdzane? Zacznijmy od kluczowego obowiązku pracodawcy – żądania od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski (art. 4 ust. 2 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom). Zanim zatrudnimy cudzoziemca, koniecznie musimy sprawdzić legalność jego pobytu. Jest to kluczowe, gdyż zgodnie z art. 85 ustawy pracodawca nie będzie podlegał karze za wykroczenie powierzenia pracy cudzoziemcowi nieposiadającemu ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do pobytu na terenie RP, o ile wypełni swoje obowiązki – przypominam, że przechowuje on kopię tych dokumentów przez cały okres zatrudnienia. Wyjątkiem byłaby sytuacja, gdyby pracodawca wypełnił ten obowiązek, ale wiedział, że dokument uprawniający do pobytu został sfałszowany. Ponadto Straż Graniczna sprawdza również samą legalność zatrudnienia, podobnie jak dzieje się to podczas kontroli PIP.

Kontrole ze strony obydwu organów mogą być zapowiedziane oraz niezapowiedziane. Mogą odbywać się na terenie przedsiębiorstwa, jak również zdalnie, gdy pracodawca wzywany jest do przedstawienia wszystkich potrzebnych dokumentów. Po przeprowadzonej kontroli przedstawiany jest protokół, do którego zastrzeżenia należy zgłosić do 7 dni od daty jego wystawienia. Należy pamiętać, że odmowa podpisania protokołu nie zwolni pracodawcy z odpowiedzialności. W wypadku braku stwierdzenia naruszeń protokół może być zastąpiony przez inspektora notatką służbową.

Jakie naruszenia przepisów towarzyszą najczęściej nielegalnemu zatrudnieniu cudzoziemców w Polsce?

1 czerwca 2025 r. weszły w życie nowe przepisy w kwestii legalizacji zatrudnienia cudzoziemców, które nałożyły również na pracodawców nowe obowiązki. W wypadku przesłanek odmowy wydania zezwolenia o pracę część przesłanek dotąd jedynie uznaniowych stała się przesłankami obligatoryjnymi, których niespełnienie decyduje o braku zezwolenia. Są to między innymi:

• nieopłacenie składek na ubezpieczenia społeczne;
• niezgłoszenie do ubezpieczenia społecznego;
• zaleganie z podatkami;
• brak środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy;
• sytuacja, gdy pracodawca nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy danemu cudzoziemcowi w danym okresie, w tym ma zawieszone wykonywanie działalności gospodarczej, został wykreślony z właściwego rejestru lub jego działalność jest postawiona w stan likwidacji.

Nowością w przepisach jest stosowanie nieprawidłowego outsourcingu jako przesłanki decydującej o nieprzyznaniu zezwolenia na pracę. Wykrycie jej spowoduje nałożenie stosownej kary.

Innymi przykładowymi wykroczeniami są np.:

• brak powiadomienia starosty o podjęciu pracy oraz niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie odpowiednio 7 i 14 dni;
• brak odrębnej umowy z cudzoziemcem dotyczącej najmu lub użyczenia kwatery mieszkaniowej w przypadku pracy sezonowej (art. 59 ust.1 ustawy);
• powierzenie pracy cudzoziemcowi skierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia;
• powierzenie pracy cudzoziemcowi, który nie posiada prawidłowych dokumentów zezwalających na pobyt na terenie Polski;
• zatrudnienie cudzoziemca na innych warunkach niż te zawarte w zezwoleniu/oświadczeniu – tutaj utrzymany jest art. 33 ust. 1, który mówi, że możliwe jest powierzenie cudzoziemcowi pracy o innym charakterze lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi na okresy łącznie nieprzekraczające 30 dni w roku kalendarzowym, jeżeli są spełnione pozostałe warunki określone w zezwoleniu na pracę i jeżeli uprzednio powiadomi wojewodę, który wydał zezwolenie na pracę;
• brak pisemnej umowy lub brak przetłumaczenia jej na język zrozumiały dla zatrudnianego cudzoziemca;
• brak posiadania kopii dokumentów, które zezwalają na legalny pobyt cudzoziemca na terenie RP.

Jakie są przewidziane kary grzywny dla pracodawców w zakresie legalności zatrudnienia cudzoziemców?

Zmiana, która wydaje się bardzo istotna, w kontekście kar grzywny za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi, to przyjęcie zasady, że podaną w ustawie karę nie niższą niż 3000 zł wymierza się za jednego cudzoziemca (art. 85 ust. 13). Przewidziane przez przepisy kary zostały bez wyjątku podwyższone i wynoszą obecnie:

• kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 3000 zł do 50 000 zł;
• typy kwalifikowane (wprowadzenie w błąd, wyzyskanie błędu itp., korzyść majątkowa) – 6000 zł do 50000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku powiadomienia organu o szeregu okoliczności związanych z zatrudnieniem, podlega karze grzywny nie niższej niż 500 zł;
• kto powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu do wykonywania pracy przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia, podlega karze grzywny nie niższej niż 6000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku, o którym mowa w art. 59 ust. 1 (odrębna umowa z cudzoziemcem dotycząca najmu lub użyczenia kwatery mieszkaniowej w zakresie pracy sezonowej), podlega karze grzywny od 500 zł do 2000 zł;
• kto, zawierając umowę, o której mowa w art. 59 ust. 3, ustala czynsz z naruszeniem warunków wskazanych w tym przepisie (czynsz nie może być wygórowany w stosunku do wynagrodzenia), podlega karze grzywny od 200 zł do 2000 zł;
• kto nie dopełnia obowiązku, o którym mowa w art. 70 ust. 1 pkt 1 lub 2 (niedotrzymanie terminów powiadomienia starosty), lub przekazuje nieprawdziwe informacje o podjęciu, niepodjęciu lub zakończeniu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 500 do 5000 zł.

Jak przygotować firmę do legalnego zatrudniania cudzoziemców?

W celu jak najlepszego przygotowania się do kontroli każdy pracodawca powinien zadbać o spełnienie wszystkich nałożonych na niego przez przepisy obowiązków. Może również zamówić odpowiedni audyt w kancelarii prawnej, żeby dokonać weryfikacji posiadanych dokumentów i prawidłowości procesów. Tak jak już wspomniałem, nie podlega karze ten pracodawca, który spełnił łącznie następujące warunki (art. 85 ustawy):

• zażąda od cudzoziemca dokumentu świadczącego o legalnym pobycie na terenie Polski;
• przechowa kopię tych dokumentów przez cały okres zatrudnienia cudzoziemca oraz przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia;
• zgłosił cudzoziemca, którego zatrudnił, do ubezpieczeń społecznych, o ile obowiązek taki wynika z obowiązujących przepisów.

Ponadto pracodawca powinien podejmować współpracę z cudzoziemcem w celu starania się o pozwolenie na pracę. Jeżeli Twoja firma podejmuje również wspólne działania z agencją pracy, warto rozeznać się czy agencja działa również zgodnie z przepisami – warto pamiętać tutaj o szczególnym nacisku w nowych przepisach na konsekwencje nieprawidłowego outsourcingu. W wypadku agencji ustawa wprowadza 2-letnią karencję – prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców, od których wymagane jest posiadanie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi (art. 6), jest możliwe po 2 latach od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia i świadczeniu usługi pośrednictwa pracy lub pracy tymczasowej. Takie ograniczenia dotyczą jednak tylko nowych podmiotów, zarejestrowanych po wejściu w życiu znowelizowanych przepisów. Poza tym taka działalność wymaga odpowiedniej zmiany wpisu w rejestrze.

Pracodawca musi pamiętać, że jeśli uzyskał dla cudzoziemca zezwolenie na pracę lub też złożył oświadczenie o powierzeniu mu wykonywania pracy, to w takim wypadku musi jeden egzemplarz takiego dokumentu przekazać cudzoziemcowi. Podpisywana umowa musi być poza tym przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemca i zawarta na piśmie.

Należy pamiętać również o obowiązkach informacyjnych. W wypadku zezwolenia na pracę trzeba powiadomić w terminie 7 dni wojewodę, który wydał zezwolenie, między innymi, o:

• zmianie nazwy stanowiska pracy cudzoziemca;
• braku podjęcia pracy w ciągu 2 miesięcy od uzyskania pozwolenia przez cudzoziemca;
• przerwaniu przez cudzoziemca pracy na okres przekraczający 2 miesiące.

W wypadku oświadczenia o pozwoleniu na wykonywanie pracy, jeśli zostało ono wpisane do ewidencji oświadczeń, trzeba powiadomić odpowiedni urząd pracy:

• w ciągu 7 dni o podjęciu pracy przez cudzoziemca;
• w ciągu 14 dni o niepodjęciu pracy;
• o zakończeniu pracy.

W wypadku powierzenia wykonywania pracy na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, należy powiadomić wojewodę, który wydał zezwolenie na pobyt w ciągu 15 dni, między innymi, o:

• utracie pracy przez cudzoziemca;
• zmianie nazwy stanowiska pracy bez zmiany zakresu obowiązków cudzoziemca;
• zastąpieniu umowy cywilnoprawnej umową o pracę.

Koniecznie trzeba pamiętać o przechowywaniu całej dokumentacji oraz wypełnieniu wszystkich obowiązków, w tym informacyjnych, jakie narzucają aktualne przepisy. Ich mnogość wydaje się sugerować, że kiedy zatrudniamy u siebie cudzoziemców, wręcz niezbędna staje się konsultacja z wykwalifikowaną kancelarią prawną.