Dopuszczalność i zakres monitorowania pracy zdalnej to częste wątpliwości wśród pracodawców, których pandemia zmusiła do implementacji nowego trybu pracy w swoich zespołach. Brak szczegółowych regulacji w tym zakresie niesie za sobą ryzyko poważnych konsekwencji natury prawnej.
Przejście pracowników w tryb pracy zdalnej w czasie pandemii nie był dla pracodawców nadzwyczaj problematyczny, natomiast pociągnął za sobą wiele wątpliwości, m.in. związanych z metodami kontroli pracy. Temat jest wciąż aktualny, bowiem kolejne wzrosty liczby zachorowań motywują pracodawców do delegowania swoich pracowników do wykonywania pracy z domu. Dlatego wątpliwości związane z legalnością monitorowania pracy zdalnej wracają ponownie.
Oczywiście można byłoby ograniczyć się do stwierdzenia, że monitorowanie pracy zdalnej dopuszczalne jest w takim samym zakresie, jak monitorowanie pracy świadczonej w tradycyjny sposób, tj. w zakładzie pracy. Byłoby to jednak zbyt duże uproszczenie. Specyfika pracy zdalnej jest bowiem odmienna. Niejednokrotnie pracownik świadcząc pracę poza biurem musi korzystać z prywatnego sprzętu. Wówczas pojawia się problem należytego przetwarzania danych osobowych klientów, innych pracowników, ale także ochrony informacji prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa. Znacznie zwiększa się ryzyko naruszenia prywatności nie tylko pracownika, ale również członków jego rodziny czy innych osób postronnych. W związku z tym, że praca świadczona jest często w miejscu, w którym przebywają inne osoby, np. członkowie rodziny pracownika, bezpośrednia fizyczna kontrola staje się problematyczna i z reguły zostaje wykluczona.
Monitorowanie utożsamiane powszechnie jako przejaw kontroli nie może służyć kontroli pracownika. Monitorowaniu może być poddana praca zdalna, narzędzia wykorzystywane do pracy, ale już nie sam zatrudniony. Ten punkt wyjścia jest niezwykle istotny i pozwala przyjąć odpowiednią optykę oraz właściwie podejść do monitorowania pracy zdalnej.
Niezależnie od tego czy i jaka forma monitoringu pracy zdalnej będzie przez pracodawcę stosowana, należy bezwzględnie pamiętać o tym, aby pracownicy zostali poinformowani z wyprzedzeniem o zasadach monitorowania ich pracy. Jawność obowiązuje nie tylko w sferze życia publicznego, ale również w relacji pracodawca – pracownik.
Prowadzenie przez pracodawcę monitoringu pracy, w tym zdalnej, wyłącznie po uprzednim poinformowaniu pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego stosowaniem potwierdzają wreszcie wprost stosowne przepisy Kodeksu Pracy (art. 22[2] §7 Kodeksu Pracy znajdujący odpowiednie zastosowanie do stosowanego przez pracodawcę monitoringu poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu w związku z art. 22[3] §1, 3, 4 Kodeksu Pracy).
1) W sprawie Mihaia Barbulescu przeciwko Rumunii, zakończonej wydaniem przez Europejski Trybunał Praw Człowieka wyroku w dniu 5 września 2017 r., Trybunał wprost stwierdził naruszenie art. 8 Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności, tj. prawa do prywatności, w sytuacji prowadzenia przez pracodawcę niejawnego monitorowania wiadomości pracownika prowadzonej za pośrednictwem komunikatora.
2) W orzeczeniu z dnia 17 października 2019 r., Europejski Trybunał Praw Człowieka w sprawie Lopez Ribalda i inni przeciwko Hiszpanii stwierdził, że brak uprzedniej informacji pracowników odnośnie prowadzenia, w rozpatrywanej sprawie, monitoringu wizyjnego w miejscu pracy może uzasadniać jedynie nadrzędny wymóg odnoszący się do ochrony istotnych interesów publicznych lub prywatnych.
Abstrahując od kontrowersyjnego wydźwięku drugiego z przywołanych orzeczeń, dopuszczającego (wszak w wyjątkowych, ale jednak) przypadkach monitorowanie pracy pracownika bez uprzedniego przekazania jasnych i klarownych informacji w tym zakresie, trzeba podkreślić, że Trybunał zasadniczo potwierdził dopuszczalność monitorowania pracy pracownika dopiero po poinformowaniu pracowników
– podkreśla mec. Maciej Bednarek.
Monitorowanie pracy pracownika jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy podejmowane środki są proporcjonalne do celów, których osiągnięcie jest też „niezbędne”. Oznacza to konieczność uzasadnienia wprowadzenia monitoringu.
Przede wszystkim pracodawca musi ustalić cel, zakres oraz sposób monitorowania w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy bądź w obwieszczeniu – jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy (art. 22[2] §6 Kodeksu Pracy znajdujący odpowiednie zastosowanie do wszelkich form monitoringu). Cel ten nie może być jednak dowolny. Zgodnie z art. 22[3] KP monitoring jest możliwy, jeśli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych narzędzi pracy. Co ważne, monitorowanie pracy formalnie nie może być prowadzone dla zapewnienia ochrony informacji niejawnych (a przynajmniej nie wynika to z bezpośredniej lektury przepisów). W praktyce jednak pracodawcy prowadzą w tym celu monitoring pracy zdalnej, uzasadniając to chociażby realizacją interesu prawnego wynikającego z art. 6 ust. 1 lit. f) RODO. Konieczne jest przeprowadzenie w tym zakresie tzw. testu równowagi.
Przepisy prawa pracy wielokrotnie powtarzają tezę, zgodnie z którą pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika (art. 11(1) Kodeksu Pracy). W odniesieniu do monitorowania pracy expressis verbis ustawodawca wskazał, że monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (art. 22 [3] §2 Kodeksu Pracy). O ile zatem dopuszczalne jest monitorowanie aktywności pracowników w trakcie pozostawania ich do dyspozycji pracodawcy, np. poprzez sprawdzenie czy pracownicy nie korzystają ze stron zabronionych czy też z innych witryn, które nie służą wykonywaniu przez nich obowiązków służbowych, o tyle zdecydowanie zabronione jest, np. monitorowanie prywatnej korespondencji swoich pracowników. Takie zachowanie stanowiłoby naruszenie konstytucyjnego prawa do prywatności.
W dobie popularnych w ostatnim czasie wideokonferencji i szkoleń online pojawia się również problem nagrywania obrazu i dźwięku, szczególnie gdy osobą nagraną może być nie tylko pracownik, ale również członek jego rodziny, co wcale nie jest rzadkim przypadkiem. Takie nagranie może zawierać treści czy zachowania danej rodziny, które mają niezwykle wrażliwy charakter. Należy zatem zachować daleko idącą ostrożność przy stosowaniu bardziej ingerujących środków, w szczególności takich jak nagrywanie obrazu czy dźwięku.
Przykład
Pracodawca wydał pracownikowi prowadzącemu szkolenie online polecenie nagrania prowadzonego dla klienta webinaru. W czasie szkolenia, prowadzący szkolenie pracownik, mając założone słuchawki nie usłyszał, jak inny członek rodziny wulgarnie się do niego zwracał. Pracodawca tak nagrane szkolenie udostępnił kolejnym klientom, oczywiście z zarejestrowanym przykrym fragmentem. Taka sytuacja może wpłynąć na odmienne i negatywne postrzeganie pracownika przez klientów czy innych pracowników.
Zasadniczo można stwierdzić, że monitorowanie pracy zdalnej jest dopuszczalne. Niemniej jednak jest to bardzo delikatna materia. Pracodawca powinien mieć na uwadze przede wszystkim dobra osobiste pracownika oraz uzasadniony cel prowadzonej formy monitorowania. Trzeba również pamiętać o jawnym prowadzeniu monitoringu. Wciąż jednak toczą się prace nad uregulowaniem zasad pracy zdalnej w Kodeksie Pracy
– podsumowuje mec. Maciej Bednarek.
