Instytucja sygnalisty jeszcze w tym roku stanie się częścią powszechnie obowiązującego prawa. Nowe przepisy wynikające z unijnej dyrektywy, zostaną wdrożone do 17 grudnia 2021 r. Przedsiębiorcy zatrudniający od 50 do 249 osób mają czas do 17 grudnia 2023 r. Warto wykorzystać ten okres na zapoznanie się z przepisami i wdrożenie odpowiednich procedur w swoich przedsiębiorstwach.
Implementacja unijnej dyrektywy 2019/1937 do polskiego porządku prawnego niesie za sobą szereg nowych obowiązków dla dużej grupy przedsiębiorców. Dyrektywa ta wyznacza minimalne standardy dotyczące kanałów i procedur informowania o naruszeniach prawa Unii oraz przyznaje ochronę osobom, które mają bezpośredni dostęp do informacji o nieprawidłowościach dotyczących m.in. sfery zdrowia publicznego, ochrony danych osobowych, ochrony konsumentów, zamówień publicznych czy ochrony środowiska. Państwa członkowskie mają czas na jej wdrożenie do 17 grudnia 2021 r. Nowe regulacje obejmą w pierwszej kolejności duże firmy i instytucje z ponad 249 pracownikami. Natomiast dla przedsiębiorców zatrudniających od 50 do 249 osób ostatecznym terminem będzie 17 grudnia 2023 r.
Kluczową rolę odegra edukacja pracowników. Każdy członek organizacji musi mieć świadomość tego, w jaki sposób działają mechanizmy zgłaszania nieprawidłowości i dlaczego jest to tak istotne z punktu widzenia interesu publicznego.
Na barkach przedsiębiorców spoczywa także konieczność wypracowania zmiany podejścia do samego statusu sygnalisty, który niesłusznie mógłby być postrzegany jako „donosiciel” czy „oszczerca”
Zgodnie z dyrektywą, specjalną ochroną powinny zostać objęte osoby posiadające bezpośrednie informacje o naruszeniach, za ujawnienie których mogłyby doświadczyć działań odwetowych. Mogą to być zarówno pracownicy, niezależnie od podstawy zatrudnienia, jak i osoby fizyczne mające bezpośredni kontakt z organizacją w związku z wykonywanymi czynnościami zawodowymi, np. dostawcy, podwykonawcy czy wspólnicy. Ochrona obejmie również byłych pracowników, osoby ubiegające się o pracę oraz wolontariuszy czy stażystów.
Za działania odwetowe, przed którymi mają chronić zapisy unijnej dyrektywy uznaje się nie tylko zwolnienie z pracy, ale również zawieszenie, negatywną ocenę pracownika, zmianę godzin wykonywania obowiązków, degradację, bezpłatny urlop, obniżkę płac czy zastosowania tzw. „dyscyplinarki”. Co więcej, ochrona zapewnia sygnalistom brak konsekwencji w przypadku naruszenia zasady poufności, praw autorskich oraz przepisów o ochronie danych osobowych, jeśli takie naruszenie było konieczne do dokonania zawiadomienia.
Głównym celem wdrażanej dyrektywy unijnej, poza ochroną sygnalistów, jest ustandaryzowanie procedur w zakresie dokonywania zgłoszeń. W pierwszej kolejności powinny zostać ustanowione mechanizmy w ramach kanałów wewnętrznych. Oznacza to, że każdy zainteresowany podmiot musi ustalić czy zgłoszenia sygnalistów – z zastrzeżeniem poufności tożsamości – będą przekazywane drogą pocztową, pisemnie, za pośrednictwem specjalnych skrzynek, online czy na platformie intranetowej. Dopuszcza się również możliwość dokonywania zgłoszeń ustnie, za pośrednictwem systemów głosowych, a nawet podczas spotkań bezpośrednich. Za obsługę konkretnych kanałów informowania odpowiedzialne mogą być zarówno osoby z wewnątrz organizacji, jak i z zewnątrz, tacy jak audytorzy, przedstawiciele związków zawodowych czy dostawcy specjalnych platform.
Sygnaliści z wiadomych przyczyn chcą pozostawać anonimowi. Ta dyrektywa dopuszcza anonimowe zgłoszenia, jednak ostateczna decyzja wdrożenia tego typu rozwiązania do systemu prawnego leży już w gestii poszczególnych państw członkowskich.
Warto zaznaczyć, że jakiekolwiek informacje pozwalające zidentyfikować sygnalistę powinny być znane wyłącznie osobom obsługującym system sygnalizacji, chyba, że zgłaszający sam podejmie świadomą zgodę na ujawnienie tożsamości.
Zespół do spraw przygotowania regulacji powołany przez Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w dalszym ciągu pracuje nad szczegółami projektu polskiej ustawy, stanowiącego implementację przepisów wynikających z dyrektywy. Niemniej jednak przedsiębiorcy, szczególni ci zatrudniający powyżej 249 pracowników już teraz powinni podejmować działania zmierzające do wdrażania procedur, mając na uwadze gwarancję minimalnego standardu ochrony, który wynika z postanowień dyrektywy.
