Zmiana sposobu wypłaty wynagrodzenia
1. Od 1 stycznia 2019 roku zaszły istotne zmiany w Kodeksie pracy. Od tego dnia zasadą będzie wypłata wynagrodzenia na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy. Wypłata do rąk własnych możliwa będzie tylko wówczas, gdy pracownik złożył odpowiedni wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej.
2. W związku z tym, pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania numeru rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
3. Do dnia 21 stycznia 2019 r. pracodawca zobowiązany jest w sposób u siebie przyjęty do poinformowania pracowników, którzy dotąd otrzymywali wynagrodzenie do rąk własnych o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenia albo o obowiązku złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych. Pracownik ma 7 dni od otrzymania informacji na zrealizowanie któregoś z tych obowiązków. Jeżeli przed terminem wypłaty wynagrodzenia, informacja o rachunku lub wniosek o dalszej wypłacie wynagrodzenia do rąk własnych nie dotarły do pracodawcy, wypłaca on wynagrodzenie do rąk własnych pracownika. W przypadku braku ww. informacji w późniejszym okresie, pracodawca również zobowiązany jest do wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych.
Zmiany dotyczące przechowywania akt pracowniczych
4. Zmianie uległy także przepisy, dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Szerzej zmiany te przeanalizowane zostały w artykule dostępnym na stronie www.paluckiszkutnik.pl, „Zmiany w zasadach przechowywania akt pracowniczych”.
5. W przypadku, gdy przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postepowaniu, a pracodawca jest stroną tego postępowania, zobowiązany jest on do przechowywania jej do czasu prawomocnego zakończenia tego postępowania, jednak nie krócej niż 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym wygasł stosunek pracy. Jeżeli pracodawca nie jest stroną postępowania, a powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postepowania – 10-letni okres przechowywania dokumentacji przedłuża się o dodatkowe 12 miesięcy. Po tym czasie pracodawca zawiadamia – w formie papierowej lub elektronicznej – byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w terminie 30 dni. Jeżeli pracownik nie dotrzyma tego terminu, dokumentacja ta może zostać zniszczona. Pamiętać przy tym należy, że podstawowy 10-letni termin obowiązuje w stosunku do pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. Dotychczasowy 50-letni termin dotyczy pracowników zatrudnionych do 1 stycznia 1999 r. W stosunku do pozostałych pracowników pracodawca ma możliwość wyboru reżimu prawnego. Szerzej o tym wątku w artykule na stronie www.paluckiszkutnik.pl.
6. Jeżeli pracodawca ponownie zatrudni pracownika, kontynuuje on prowadzenie dla niego dokumentacji pracowniczej, a termin 10-letni liczy się od zakończenia ostatniego stosunku pracy.
7. Przy wydaniu świadectwa pracy, zastosowanie znajdą nowe obowiązki informacyjne, wspomniane w artykule dostępnym na stronie internetowej www.paluckiszkutnik.pl. Jednym z obowiązków tych jest poinformowanie o możliwości odebrania dokumentacji po zakończeniu jej przechowywania, a w przypadku jej nieodebrania poinformowanie o możliwości zniszczenia dokumentacji.
Dokumentacja niszczona powinna być w ten sposób, by uniemożliwić odtworzenie jej treści. Do zniszczenia dojść powinno w terminie 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji. W tym terminie, do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację byłem pracownikowi.
8. Pracodawca ma możliwość dokonania zmiany prowadzenia dokumentacji z papierowej na elektroniczną lub z elektronicznej na papierową. W tym pierwszym przypadku powinien on dokonać skanów dokumentacji i opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. W drugim przypadku, sporządzić należy wydruk i opatrzyć go podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
9. W każdym wypadku pracodawca poinformować musi pracowników w sposób u niego przyjęty o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji oraz o możliwości odbioru dokumentacji w poprzedniej postaci. Do odbioru dojść może w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji. Informacja o możliwości odbioru dokumentacji skierowana być powinna także do byłych pracowników. Jeżeli poprzednia forma dokumentacji nie zostanie odebrana, pracodawca może ją zniszczyć.
10. Na wniosek, w postaci papierowej lub elektronicznej, pracownika lub byłego pracownika (bądź osób uprawnionych po jego śmierci), pracodawca zobowiązany jest do wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej.
11. Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez okres, o którym mowa w przepisach lub pozostawienie dokumentacji w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem stanowi wykroczenie, zagrożone karą grzywny w wysokości od 1.000 zł do 30.000 zł.
12. W życie w dniu 1 stycznia 2019 r. weszło także rozporządzenie, określające sposób prowadzenia dokumentacji. Od tego dnia dokumentacja składać się powinna z 4 (a nie jak dotąd 3) części:
a. Część A – oświadczenia lub dokumenty, dotyczące danych osobowych, zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie oraz skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
b. Część B – oświadczenia lub dokumenty, dotyczące nawiązania stosunku pracy lub przebiegu zatrudnienia pracownika;
c. Część C – oświadczenia i dokumenty, związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy;
d. Część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego okresu.
13. Dokumentacja prowadzona być powinna w ten sposób w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w dniu 1 stycznia 2019 r. lub później. W odniesieniu do pracowników zatrudnionych przed tą datą, dokumenty zbierane po 1 stycznia 2019 r. przechowywane być powinny zgodnie z tym porządkiem. Dokumenty zebrane wcześniej mogą być dostosowane do nowej systematyki.
14. W kwestii technicznych warunków przechowywania dokumentacji zastosowanie znajdą przepisy rozporządzenia Ministra Rodziny, pracy i polityki społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej z dnia 10 grudnia 2018 r. (Dz. U. z 2018 r., poz. 2369).
Zmiany związane z nowelizacją ustawy o związkach zawodowych
15. Z dniem 1 stycznia 2019 r. dokonano także zmian w Kodeksie Pracy, związanych ze zmianami regulacji, dotyczących związków zawodowych. Uchylono definicję reprezentatywnej zakładowej organizacji związkowej jako jednostki organizacyjnej albo organizacji członkowskiej ponadzakładowej reprezentatywnej organizacji, pod warunkiem zrzeszania przez tę jednostkę co najmniej 7% pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy lub zrzeszającej co najmniej 10% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, jeżeli nie należy ona do organizacji ponadzakładowej. Limity te podwyższono do odpowiednio 8% i 15% osób wykonujący pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.
16. Zmieniono także zasady ustalania reprezentatywnej ponadzakładowej organizacji związkowej. Dotąd była to organizacja reprezentatywna w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego i innych instytucjach dialogu społecznego, zrzeszająca co najmniej 10% ogółu pracowników objętych zakresem działania statutu, nie mniej jednak niż 10.000 pracowników lub zrzeszająca największą liczbę pracowników, dla których ma być zawarty określony układ ponadzakładowy. Zgodnie z nową definicją, miano takie będzie mogła uzyskać organizacja reprezentatywna w rozumieniu ustawy o Radzie Dialogu Społecznego LUB zrzeszająca co najmniej 15% ogółu osób wykonujących pracę zarobkową objętych zakresem działania statutu, nie mniej niż 10.000 osób lub zrzeszająca największą liczbę osób wykonujących pracę zarobkową, dla których ma być zawarty określony ponadzakładowy układ zbiorowy pracy.
17. W związku z powyższym zmianie uległ szereg przepisów Kodeksu pracy, dotyczących uzgadniania określonych kwestii z reprezentatywnymi organizacjami:
a. Warunki stosowania telepracy w przypadku braku możliwości uzgodnienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi uzgadniane będą z organizacjami reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy;
b. Porozumienie, dotyczące przerywanego czasu pracy, jeżeli nie jest możliwe do uzgodnienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi uzgadniane będzie z organizacjami reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy;
c. Przedłużenie okresu rozliczeniowego oraz ruchomy czas pracy ustala się w zbiorowym układzie pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest to możliwe do uzgodnienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi uzgadniane będzie z organizacjami reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy;
d. Nowelizacji uległy także przepisy dotyczące zawierania układów zbiorowych w zakresie, wynikającym ze zmian w definicji reprezentatywnych organizacji związkowych.
Zmiany związane z wprowadzeniem Pracowniczych Planów Kapitałowych
18. Z dniem 1 stycznia 2019 r. wprowadzono także zmiany, wynikające z wprowadzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK). Z wynagrodzenia za pracę odliczane być mogą wpłaty dokonywane do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania. Kwotę wolną od potrąceń obliczać należy jako minimalne wynagrodzenie za płacę, pomniejszone – między innymi – o wpłaty dokonywane do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.
Zmiany w zakresie bhp
19. Od 1 stycznia 2019 r. nie jest również wymagane przeprowadzanie okresowych szkoleń bhp pracowników zatrudnionych na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy znajduje się w grupie dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, chyba że obowiązek taki wynika z przeprowadzonej oceny ryzyka.
20. Jeżeli u pracodawcy ustalona zostanie wyższa niż trzecia kategoria ryzyka, zobowiązany jest on przeprowadzić szkolenie pracowników administracyjno-biurowych w terminie nie późniejszym niż 6 miesięcy, licząc od dnia ustalenia tego wyższego ryzyka. Ten sam obowiązek w tym samym czasie powinien zostać spełniony, jeżeli ocena ryzyka wykaże, że przeprowadzenie szkolenia jest konieczne.
21. Zwiększono także górny limit pracowników, których pracodawca, zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecia kategorię ryzyka, może zatrudniać, by samodzielnie spełniać zadania należące do służby bhp i tym samym nie ma obowiązku jej powoływania. Obecnie pracodawca zatrudniający do 50 pracowników nie ma takiego obowiązku (dotąd zwolniony z tego obowiązku był pracodawca zatrudniający do 20 pracowników).
