Zmiany w zasadach przechowywania akt pracowniczych

1. Od 1 stycznia 2019 r. nastąpią zmiany w przechowywaniu akt pracowniczych związane z wejściem w życie ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
2. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie wynosił 50 lat lub 10 lat w zależności od tego, kiedy został nawiązany stosunek pracy.
3. Dokumentacja nowych pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r. będzie przechowywana przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Jeśli z pracownikiem jest zawieranych kolejno kilka umów – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.
4. W stosunku do osób, z którymi stosunek pracy został nawiązany pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., zasadą będzie przechowywanie akt przez lat 50, jednak okres ten może ulec skróceniu do 10 lat pod warunkiem, że pracodawca przekaże do ZUS raporty informacyjne za pracowników, zawierające informacje niezbędne do ustalenia świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz do ustalenia ich wysokości. Prawo przekazania raportów nie będzie ograniczone terminem. Decydując się na przekazanie raportów informacyjnych, a tym samym na skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych, należy pamiętać o tym, że raporty będą musiały obejmować wszystkich pracowników, z którymi stosunek pracy został nawiązany po 1 stycznia 1999 r. Raporty nie mogą odnosić się tylko do niektórych pracowników.
5. W przypadku stosunku pracy zawartego przed dniem 1 stycznia 1999 obowiązywać będzie dotychczasowy 50 letni okres przechowywania akt.
6. Ustawa dopuszcza elektroniczną formę prowadzenia dokumentacji pracowniczej- alternatywną do wersji papierowej pracodawca będzie mógł przejść z formy papierowej na elektroniczną oraz z formy elektronicznej na papierową.
7. Obecnie procedowane jest nowe rozporządzenie regulujące zawartość akt osobowych oraz pozostałe kwestie techniczne, w tym sposób prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. Projektowane rozporządzenie ma wejść w życie 1 stycznia 2019 r. a pracodawcy będą mieli – najprawdopodobniej – 12 kolejnych miesięcy na dostosowanie się do jego treści.
8. Zgodnie z projektem rozporządzenia akta osobowe będą się składać z czterech części – nowością będzie wyodrębniona część D zawierająca dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności przewidzianej w odrębnych przepisach.
9. Od dnia 1 stycznia 2019 r. wraz ze świadectwem pracy należy pracownikowi wydać informację o: okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w razie jej nie odebrania.
10. Zmianie ulegną także zasady wypłaty wynagrodzenia– regułą staje się wypłata wynagrodzenia na wskazany rachunek bankowy pracownika. W stosunku do pracowników odbierających wynagrodzenie w gotówce – w terminie 21 dni od dnia wejścia w życie ustawy (tj. pomiędzy 1 a 21 stycznia 2019 r.) należy poinformować pracowników o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie lub złożenia wniosku dotyczącego dalszej wypłaty wynagrodzenia za pracę do rąk własnych.
Najważniejsze wnioski:

– należy rozważyć skorzystanie z możliwości skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – decyzja pracodawcy dotyczyć może wyłącznie wszystkich a nie jedynie niektórych pracowników zatrudnionych w tym okresie;

– należy pamiętać o tym, że 1 stycznia 2019 r. ma wejść w życie rozporządzenie dotyczące prowadzenia akt pracowniczych – pojawi się m.in. nowa część akt osobowych (część D) – pracodawcy będą mieli – najprawdopodobniej rok na wdrożenie nowych wymogów rozporządzenia, w tym odnoszących się do tego, jak przechowywać i chronić akta;

– w związku z planowanym na dzień 1 stycznia 2019 r. wejściem w życie nowego rozporządzenia należy rozważyć wprowadzenie wewnętrznego regulaminu regulującego zasady przechowywania akt, osoby odpowiedzialne, miejsce przechowywania, metodykę;

– należy rozważyć zasadność i metodykę przejścia na elektroniczną wersję akt osobowych – ustalenie sposobu postępowania będzie możliwe po wejściu nowego rozporządzenia dotyczącego akt osobowych;

– należy pamiętać o nowych obowiązkach informacyjnych związanych z wydaniem świadectwa pracy.

Polecamy nasze publikacje

Rozszerzona prawomocność orzeczeń w stosunku do wyroków dotyczących świadczeń okresowych

Nie jest dopuszczalne ponowne badanie i ocenianie przez sąd zdarzeń prawnych, odnoszących się do zasady odpowiedzialności pozwanego, w takim zakresie...

Sprzedaż pomieszczenia przynależnego do lokalu

Dopuszczalne jest zbycie pomieszczenia przynależnego do lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość wraz z odpowiednim udziałem w nieruchomości wspólnej w celu przyłączenia tego pomieszczenia...

Rozliczenie nabytej w trakcie małżeństwa rzeczy

Rzecz nabyta w trakcie trwania małżeństwa, w którym obowiązuje ustawowa wspólność majątkowa, w części ze środków pochodzących z majątku osobistego...

Zmiana umowy spółki komandytowej a zastosowanie art. 210 k.s.h.

Jeżeli członek zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest wraz z tą spółką wspólnikiem spółki komandytowej, do wyrażenia przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością zgody na zmianę umowy spółki komandytowej...

Kontakt

biuro@paluckiszkutnik.pl

Zapraszamy do naszych kancelarii w Krakowie, Chrzanowie i Zakopanem, po wcześniejszym ustaleniu terminu telefonicznie lub pocztą elektroniczną.

Kraków

ul. Siemiradzkiego 20a/7
31-137 Kraków

Zobacz na mapie

+48 12 307 24 00

Chrzanów

al. Henryka 26/1
32-500 Chrzanów

Zobacz na mapie

+48 607 841 156

Zakopane

ul. Kościuszki 11
34-500 Zakopane

Zobacz na mapie

+48 501 704 514

Copyright © 2015 Pałucki & Szkutnik Kancelaria Adwokacka